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L’Assemblée Générale de Copropriétaires : comment l’organiser ?

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L’Assemblée Générale de Copropriétaires : comment l’organiser ?

Square habitat
Le 9 Mai2019
Actualité

Vous faites partie d’une copropriété ou allez bientôt acquérir un bien situé dans un immeuble. L’Assemblée Générale (AG) de copropriété va désormais faire partie de votre agenda une fois par an (voire plus).

Jérôme Campardon, Directeur Copropriété Square Habitat du département Hautes-Pyrénées revient sur l’organisation d’une AG, ses objectifs et les différents interlocuteurs qui y prennent part.

 

Qui compose une Assemble Générale ?

 

L’Assemblée Générale de copropriété sert à réunir les copropriétaires afin de prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété, soit un immeuble ou un ensemble immobilier divisé en lots appartenant au moins à 2 personnes distinctes. Elle a lieu une fois par an et concrétise ainsi tout le travail effectué tout au long de l’année par le syndic et les copropriétaires.

 

 

L’AG rassemble donc l’ensemble des copropriétaires et le syndic.

Afin de tenir l’assemblée, les copropriétaires doivent constituer un « bureau », comprenant :

  • Un président qui mène les débats et maîtrise le temps de l’AG
  • Un scrutateur qui vérifie la feuille de présence ainsi que le décompte des voies lors des votes
  • Un secrétaire qui rédige le procès-verbal (PV) et consigne tout ce que l’assemblée souhaite faire inscrire sur celui-ci

Au préalable de cette AG, le syndic et le Conseil Syndical se sont réunis afin d’en définir l’ordre du jour.

 

 

Quels sont les sujets abordés en AG ?

 

Le premier sujet est celui de l’exercice comptable écoulé sur l’année. L’objectif étant de récapituler les dépenses de la copropriété. Le syndicat se projette aussi sur le budget du futur exercice comptable pour l’année à venir. L’assemblée statuera sur les montants proposés afin de les valider. Le sujet de la comptabilité est récurrent à chaque AG et présenté suivant une obligation légale.


 

Vient ensuite le sujet sur les éventuels travaux ou rénovations que la copropriété souhaiterait engager. Il s’agit d’un complément d’ordre du jour qui pourrait concerner par exemple les travaux d’entretien, le ravalement de façade, le changement de portail, la réfection des peintures ou de la toiture...

Enfin des questions peuvent être soulevées sur les règles de copropriété et les possibles comportements à revoir.

 

 

A la fin de l’AG, le Conseil Syndical signe le PV rédigé durant la réunion. Le syndic se charge ensuite de le diffuser dans le mois qui suit l’AG par mail, courrier ou le notifie en fonction de la présence à l’AG du copropriétaire ou de son vote.

 

Quel est le rôle du syndic ?

 

Le syndic, représenté par un gestionnaire de copropriété, est présent à chaque étape importante pour la copropriété :

  • Il définit l’ordre du jour avec le Conseil Syndical et s’assure que celui-ci soit clair et explicite pour tous les copropriétaires
  • Il prépare l’AG avec le Conseil Syndical
  • Il envoie les convocations à l’AG à tous les copropriétaires par recommandé ou e-recommandé** maximum 21 jours avant l’AG
  • Il accueille l’AG dans les locaux de l’agence syndic si le nombre de copropriétaires le permet, ou peut-être amené à louer une salle pour l’occasion (l’AG doit avoir lieu dans la commune où se tient l’immeuble de la copropriété)

 

 

Comment faire si l’un des copropriétaires de ne peut pas assister à l’AG ?

 

Tous les copropriétaires sans exception sont convoqués à l’AG. Ceux qui ne peuvent pas y assister doivent se faire représenter par « pouvoir ». Ce « pouvoir » est joint à la convocation. Il doit être rempli et envoyé au gestionnaire syndic ou au Conseil Syndical, en mentionnant la personne de son choix nommée pour le remplacer, ainsi que les consignes de vote.

 

 

Comment se font les votes ?

 

Le but d’un vote est de se positionner sur une proposition faite à l’ordre du jour en suivant les discussions sur le sujet. Le copropriétaire est donc amené à voter pour ou contre telle proposition. Il peut également choisir de s’abstenir.

Les votes suivent la règle du jeu de la majorité. La répartition des voix se fait en fonction des tantièmes de copropriété que représente chaque copropriétaire dans l’immeuble. Cela dépend de la surface de son lot, de son étage (notamment pour les charges ascenseurs) de son exposition ainsi que de sa nature (habitation, commerces etc…). Ces tantièmes (ou millièmes) sont édictés par le règlement de copropriété, on les retrouve également dans le titre de propriété de chacun des copropriétaires. Mais ils sont aussi mentionnés sur les appels de charges, les convocations et les procurations.

A défaut de majorité la résolution ne pourra être votée ou acceptée.

 

Votre syndic est le meilleur guide en cas de doute pour vous éclairer face à la complexité de la réglementation et du règlement de copropriété. Le gestionnaire est parfaitement rompu aux négociations de contrats et au contrôle des prestataires. Il effectue d’ailleurs régulièrement des visites de contrôle.

De plus, chez Square Habitat, les fonctions supports, comme le service contentieux et le service juridique, accompagnent et conseillent votre syndic pour vous accompagner au mieux à chaque problématique posée.

 

 

** Il est également possible de faire une remise sous émargement en distribuant la convocation à chacun des copropriétaires en direct.

 

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